1.1 ¿QUÉ ES UN MANUAL?
Los manuales administrativos son documentos formales que concentran en forma sistemática información de la organización, tiene el fin de informar y orientar a los integrantes de la empresa para unificar criterios de desempeño y orientar la toma de decisiones señalando los cursos de acción que deberán seguirse para cumplir los planes de la empresa y apoyar el proceso de dirección y control.
Otro concepto: “Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicara las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que los mismos deberán ser realizados, sea conjunta o separadamente”.
La elaboración de los manuales no es una práctica común dentro de las organizaciones debido a 3 causas principales:
- Las técnicas y metodologías para elaborarlos no son muy conocidas
- No reciben importancia y apoyo de los niveles directivos
- Que la elaboración y desarrollo de manuales requiere tiempo de los responsables de cada área y ese, a veces es muy escaso.
Los manuales son una de las mejores herramientas porque le permiten a cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la base sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez
Los manuales son a la organización lo que los cimientos a un edificio. El tenerlos facilita y soporta el crecimiento, no tenerlos limitaría la carga y el número de pisos que el edificio puede soportar.
Tal vez usted esté pensando que muchas organizaciones funcionen bien sin manuales y esto es cierto porque cuentan con expertos” de mucha experiencia y preparación en el campo de especialidad de la organización y todo marcha aparentemente sin problemas. Sin embargo, el problema es la alta dependencia que se tiene de estos expertos. La dualidad curiosa de estos expertos es que por un lado centralizan todas las decisiones y por otro lado, ellos son los más adecuados para elaborar manuales debido a sus conocimientos y experiencia para plasmar en blanco y negro lo que ellos saben
Hay dos razones por las que los expertos pueden contribuir a la elaboración de manuales, la primera es en beneficio del mismo experto porque tiene la oportunidad de dejar huella en su paso por la organización y la segunda, porque al entrenar a mas personal el experto delega actividades rutinarias, dedicándose a nuevos proyectos o a dar asesoría interna a la organización
Un manual de procedimientos documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización, en este manual se deben contestar las preguntas sobre cómo hace para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido (este control incluye desde la determinación de las necesidades del cliente hasta la entrega del producto o realización del servicio, evaluando el nivel de servicio post-venta)
Los manuales administrativos han surgido como una estrategia administrativa de sistematización para el desarrollo de un organismo social estableciendo métodos y procedimientos de operación de manera escrita que permiten conocer y aclarar: objetivos, políticas, estructuras, funciones, técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo de todo organismo social. La ciencia de la administración desarrolla diferentes técnicas a nivel operativo –administrativo, en este sentido los manuales administrativos contribuyen a ello sirviendo como herramienta de “comunicación” en todos los organismos administrativos, además enseña de manera sistemática las actividades a realizar por los integrantes de un organismo y la forma de realizar determinadas actividades en conjunto o de manera particular.
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